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報告書の書き方は例を探そう

ビジネスの場面に限らず、社会生活を送るうえで、なんらかの
報告書の作成を要求されたことのない人はいないのでは
ないでしょうか?

報告書の書き方は、難しく考えがちですが、要は簡潔明瞭に
事実を伝えられればよいのです。

そして、読みやすくすっきりとしたレイアウト・わかりやすい
章立てにすることが報告書の書き方のポイントです。

とはいえ、報告書の書き方が全くわからないという場合は、
ビジネス文書作成例などを関連書籍やインターネットで
探してみましょう。

ざっとインターネットで検索してみても、フォーマットや
文例の紹介されている書籍はかなり多いようでした。

もし、関連書籍やインターネットを探してみても、
なかなか目的に合うものが見つからないときは、思い切って

過去に同じ報告書を作成したことのある人に、雛形を
もらうと、報告書の書き方が確実にわかるでしょう。

もちろん、単に書き方だけでなく、事実を伝える「報告書」
ですから、正確さが要求されます。

計算間違いや誤字脱字がないかどうかは、報告書の書き方
以前に必ずチェックすべきことだと覚えておいてください。

報告書の書き方は社内のフォーマットを参考に

ビジネスにおいては、さまざまな報告書を作成する場面が
多々ありますね。

出張報告書、研修報告書、作業報告書、会計報告書、
決算報告書、などなど・・・。

わかりやすい報告書の書き方とはどのようにすれば
よいのでしょうか。

社内外にむけた報告書を作成するときには、まずは自社内の
フォーマットを参考にして作成するとよいでしょう。

たいていの会社には、報告書の雛形が用意されているものです。
社内のフォーマットに沿って報告書を作ればよいのです。

そうすれば、書式や章立てに困ることはないでしょう。

もし、作りたい報告書にあう雛形がないというときには、
社内の先輩が作成している報告書を見せてもらうというのも
ひとつの手ですね。

報告書のわかりやすい書き方は、読みやすく、簡潔に、正確に、
事実を伝えるように心がければ上手に書けるでしょう。

当然、誤字脱字など、ケアレスミスがないように、最後に
しっかりと読み直す習慣をつけましょう。

会計・決算などの報告書については、計算ミスなどないように
検算をするというのは当たり前のことですね。

報告書の書き方のサンプル

わかりやすく上手に作成するコツ


社内外を問わず、ビジネスの場面で要求される報告書とは
簡潔、明瞭、読みやすく、そしてタイミングよく、事実を
報告するために作成するビジネス文書です。

わかりやすく上手な報告書の書き方のポイントは4つあります。

1、読みやすさ

報告書の受け手が内容を十分理解できるものかどうかは重要です。
読みやすい文体・用字・用語を用いて分かりやすい文章でまとめ
ましょう。

当然、章立てやレイアウトも見やすくまとめましょう。
文字をギュウギュウと詰め込んだだけの報告書は、読み手には
目を通すのも苦痛だと感じさせてしまいます。

2、簡潔さ
ダラダラとした文章を書かず、エッセンスを凝縮して、できるだけ
文字数を減らして要点をまとめましょう。

3、正確さ
金額や数字を扱う報告書は、数字は1桁1桁確認し、検算します。
裏づけとなるデータも誤りがないかチェックしましょう。

4、理解しやすさ
簡潔すぎて分かりにくいというのでは困ります。?@読みやすさにも
つながりますが、一般化していない新語や造語、外来語を使用することは避け、
文は短めに区切るとよいでしょう。


日々作成しなくてはならない定期的な報告書や、非定期の報告書まで
さまざまな報告書を書くにあたっては、上記の書き方のコツを
チェックしてみてください。

報告書の書き方例

セミナー・研修に参加したら


社会人になって、社内外のセミナー・研修に参加したら
義務付けられていなくても、セミナー受講報告書・研修報告書を
作成するとよいでしょう。

そのセミナーや研修に参加していない部署内のメンバーに、
内容をフィードバックできるので、部署内のスキルアップや
知識レベルの底上げに役立ちますね。

(そういうフィードバックを実施するということで、あなたの
社内評価もぐんとあがることでしょう)

セミナー受講報告書・研修報告書の書き方としては、
以下のような組み立てにするとよいでしょう。

?@タイトル(講座・研修名○○に参加して など)

?A受講講座・研修の情報
 (日時、場所、講師名、講義内容のタイトルなど)

?B受講講座・研修の概要

?C感想・自部署や自社で今後生かせるポイントなど

報告書は、読みやすく簡潔明瞭な言葉遣い・レイアウトにするよう
心がけるとよいでしょう。

以上、簡単な報告書の書き方ですがぜひ参考にしてみてください。

ビジネスでの報告書の書き方

トラブル対応の場合


ビジネスの場面で報告書を書く機会は非常に多いものです。

簡単なものでは出張報告書、営業活動報告書、受講・研修報告書など
日々の業務に関するものや、いわゆる感想文でよいものなどが
あるでしょう。

社内外で最も素早くかつ正確な報告書の提出を求められるのは、
トラブル対応に関する報告書ではないでしょうか。
(トラブル報告書・障害報告書などですね)

このトラブル報告書・障害報告書の書き方は、まずは
経緯と原因を正確にとらえ、明瞭にポイントを押さえて事実を
記載することです。

また、トラブルや障害への対応内容と今後の対策については
トラブル報告書・障害報告書では最も重要です。

いつ・どのような対応をどのような判断を基に行ったのかを
要点をまとめて記載します。

今後の再発防止対策は、関係者全員と協議してから深い内容の
あるものを考えて練るとよいでしょう。

トラブル報告書・障害報告書は、速報版(=いちはやく
発生の事実をしらせる報告書)の書き方と、最終報告版
(=再発防止対策を立案し、報知する報告書)の書き方に
違いがあるといっていいでしょう。

再発防止策が完成していないからといって、トラブル報告書・
障害報告書を提出しないというのは誤りです。

まずは速報版の報告書で、発生の事実と判明している原因を
報告できるよう、書き方を工夫するとよいですね。

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