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ビジネスでの報告書の書き方

トラブル対応の場合


ビジネスの場面で報告書を書く機会は非常に多いものです。

簡単なものでは出張報告書、営業活動報告書、受講・研修報告書など
日々の業務に関するものや、いわゆる感想文でよいものなどが
あるでしょう。

社内外で最も素早くかつ正確な報告書の提出を求められるのは、
トラブル対応に関する報告書ではないでしょうか。
(トラブル報告書・障害報告書などですね)

このトラブル報告書・障害報告書の書き方は、まずは
経緯と原因を正確にとらえ、明瞭にポイントを押さえて事実を
記載することです。

また、トラブルや障害への対応内容と今後の対策については
トラブル報告書・障害報告書では最も重要です。

いつ・どのような対応をどのような判断を基に行ったのかを
要点をまとめて記載します。

今後の再発防止対策は、関係者全員と協議してから深い内容の
あるものを考えて練るとよいでしょう。

トラブル報告書・障害報告書は、速報版(=いちはやく
発生の事実をしらせる報告書)の書き方と、最終報告版
(=再発防止対策を立案し、報知する報告書)の書き方に
違いがあるといっていいでしょう。

再発防止策が完成していないからといって、トラブル報告書・
障害報告書を提出しないというのは誤りです。

まずは速報版の報告書で、発生の事実と判明している原因を
報告できるよう、書き方を工夫するとよいですね。